سياسة الإبلاغ عن المخالفات

بيان السرية  

تعد كافة المعلومات الواردة في هذا المستند مقدمة على أساس السرية، ولا يجوز نشرها أو الإفصاح عنها أو نسخها أو إعادة إنتاجها بأي وسيلة أو بأي شكل، سواء كليًا أو جزئيًا، لأي طرف آخر دون الحصول على إذن خطي مسبق من شركة ZainTECH، والاحتفاظ بها بأمان. لا تسري هذه الالتزامات على المعلومات التي تصبح علنية بغير انتهاك من المستلم لهذا الاتفاق. تمتلك شركة ZainTECH كافة الحقوق المتعلقة بالملكية الفكرية الواردة في هذا المستند، ولا يجرى نقل أي حقوق ملكية من هذه الملكية الفكرية إلى أي طرف آخر. 

تعني الملكية الفكرية العلامات التجارية أو الأسماء التجارية الخاصة بشركة ZainTECH وبراءات الاختراع والأعمال وطلبات براءات الاختراع وحقوق النشر والأسرار التجارية والمعرفة الفنية والتصاميم والأساليب والعمليات وسير العمل والاختراعات والمعلومات المملوكة للشركة.  

نطاق السياسة 

تسري هذه السياسة على شركة ZainTECH وكافة الشركات التابعة لها ووحدات الأعمال العاملة في الدول التي للشركة تواجد فيها. كما تشمل كافة الموظفين والمقاولين ومقدمي الخدمات الخارجيين المشاركين في عمليات الشركة التجارية. تسري هذه السياسة على كافة الوظائف التجارية،ويشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر: تقنية المعلومات والأمن السيبراني والمالية والموارد البشرية والشؤون القانونية والعمليات. 

تتحمل كل شركة تابعة الالتزام باللوائح والقوانين المحلية السارية في نطاق اختصاصها، بالإضافة إلى معايير الحوكمة والامتثال العالمية الخاصة بالشركة، على النحو الموضح في هذه السياسة. 

حقوق الطبع والنشر 

© 2025 ZainTECH 

المكتب المسجل: 

ﺷرﮐﺔ زﯾن ﺗك ﺳوﻟﯾوﺷﻧس. ﻣﻧطﻘﺔ ﺣرة ذ.م.م 

مدينة دبي للإنترنت، المبنى 11، المكتب 201 

ص.ب 500077، دبي، الإمارات العربية المتحدة 

هاتف: 1622 360 4 971+ 

فاكس: 4600 426 4 971+ 

www.zaintech.com 

1. المقدمة 

تلتزم ZainTECH بالحفاظ على نظام إدارة مكافحة الفساد فعال، مدعوم بسياسة شاملة لمكافحة الفساد ومدونة سلوك تنطبق على جميع الموظفين وشركاء الأعمال، بما يعكس نهجنا القائم على عدم التسامح مطلقًا مع الفساد. 

تعزز سياسة الإبلاغ عن المخالفات نظام إدارة مكافحة الفساد في ZainTECH من خلال تشجيع الموظفين وشركاء الأعمال على الإبلاغ عن أي سلوك غير أخلاقي أو مخالف للسياسات دون الخوف من أي إجراءات انتقامية. 

ويقصد بمصطلح “شريك الأعمال“، المشار إليه فيما بعد بـ “الشر يك”، أي طرف خارجي تقيم ZainTECH معه أو تعتزم إقامة علاقة عمل، بما في ذلك – على سبيل المثال لا الحصر – العملاء، مزودي الخدمات، المقاولين، المستشارين، الوكلاء، أو المستثمرين. 

2. نطاق المستند وإمكانية تطبيقه 

تنطبق هذه السياسة على جميع الأفراد والجهات المتعاملة مع ZainTECH، بما في ذلك الموظفون، والمتعاقدون الأفراد، وجميع شركاء الأعمال الذين يعملون نيابة عنها. 

يتم نشر السياسة من خلال خطة التواصل، كما تُعقد جلسات تدريب وتوعية دورية وفقًا لخطة التدريب لضمان الفهم والالتزام. وقد تم إعداد هاتين الوثيقتين والحفاظ عليهما لدعم التطبيق الفعّال والتحسين المستمر لنظام مكافحة الفساد. 

ترتبط هذه السياسة بوثائق ومعايير أخرى، وسيتم تطبيقها وفقًا للقوانين والأنظمة والممارسات التشغيلية المعمول بها في كل دولة. 

وفي حال تعارض أي بند من هذه السياسة مع المتطلبات القانونية أو التنظيمية السارية، فستُعطى الأولوية للمتطلبات القانونية والتنظيمية المحلية. 

3. غرض المستند وأهدافه 

تهدف هذه السياسة إلى ما يلي: 

• ضمان اعتماد ZainTECH آلية فعّالة تمكّن الموظفين والشركاء من الإبلاغ عن أي مخالفة فعلية أو محتملة لسياسات ZainTECH أو مدونة السلوك أو أي مخالفة أخلاقية أو قانونية بشكل عام. 

• ضمان معالجة جميع البلاغات بسرعة وسرية ومتابعتها بالشكل المناسب. 

• ضمان تقديم ZainTECH تطمينًا بحظر أي شكل من أشكال الانتقام ضد الأفراد الذين يقدمون بلاغاتهم بحسن نية، أي ممن لديهم أسباب معقولة للاعتقاد بأن المعلومات المبلّغ عنها تشير إلى مخالفة. 

•  تعزيز بيئة عمل إيجابية تقوم على الثقة والمساءلة. 

تلتزم ZainTECH بتعزيز الشفافية والمساءلة، ويحظى المبلّغون الذين يتصرفون بحسن نية بالحماية من أي شكل من أشكال الانتقام. 

4. تفاصيل السياسة 

4.1 تعريف مصطلح الابلاغ عمن المخالفات 

“الإبلاغ عن المخالفات“ هو قيام فرد بالكشف أو الإبلاغ عن أنشطة غير قانونية أو غير أخلاقية أو غير مناسبة داخل المؤسسة، سواء كان من قبل موظفين من داخل المؤسسة أو من قبل طرف خارجي وقد يشمل الإبلاغ عن المخالفات ما يلي:
• السلوكيات المالية غير القانونية: مثل الاحتيال، الرشوة، الفساد، السرقة، أو المخالفات المحاسبية.
• المخالفات القانونية: مثل الأفعال الجنائية أو انتهاك القوانين والأنظمة.
• الصحة والسلامة والبيئة: مثل المخاطر البيئية أو مخاطر مكان العمل أو العنف.
• السلوك غير الأخلاقي: مثل تضارب المصالح، إساءة استخدام المعلومات، أو إخفاء الحقائق.
• سوء السلوك في مكان العمل: مثل التحرش، التمييز، أو أي سلوكيات ضارة أخرى. 

يشير مصطلح “المبلّغ عن المخالفات”  إلى الشخص الذي يكشف عن مثل هذه الممارسات بهدف تعزيز الشفافية والمساءلة والصالح العام. 

4.2 المبادئ الأساسية 

تقوم هذه السياسة على أربعة مبادئ أساسية هي: 

• السماح بالإفصاح مجهول الهوية 

• ضمان السرية التامة في التعامل مع البلاغات. 

• حماية الأفراد من أي شكل من أشكال المضايقات أو الإيذاء أو الانتقام 

• النزاهة في التعامل مع الادعاءات غير الحقيقية 

تضمن هذه المبادئ توفير بيئة آمنة لكل من يتقدم ببلاغ أو يثير مخاوف، مما يعزز ثقافة الثقة والمساءلة والشفافية داخل المؤسسة وسيتم توضيح تفاصيل كل مبدأ في الأقسام التالية.  

4.2.1 السماح بالإفصاح مجهول الهوية 

تشجع هذه السياسة المبلّغين عن المخالفات على الإفصاح عن هويتهم عند تقديم البلاغات. وعلى الرغم من أن البلاغات المجهولة قد تكون أقل قوة وقد تشكل تحديات في التحقيق، إلا أنه يتم التعامل مع جميع البلاغات — بما في ذلك المجهولة — بعدل ومساواة، و لكن عملية التحقيق فيها تكون أكثر صعوبة بسبب عدم إمكانية التواصل للحصول على معلومات إضافية أو مناقشة نتائج البلاغ مع مقدّمه. ومع ذلك، لا ينبغي أن يمنع ذلك الأفراد من تقديم البلاغات بشكل مجهول إذا كان ذلك الأنسب لهم. 

ويُلاحظ أنه في حال تضمن البلاغ نشاطًا جنائيًا وتم رفع القضية للجهات الحكومية المختصة، فقد تكون هوية المبلّغ مهمة خاصة عند متابعة الإجراءات القانونية لاحقًا لضمان سيرها بشكل فعّال. 

4.2.2 ضمان السرية التامة في التعامل مع البلاغات 

يتم التعامل مع جميع البلاغات بأقصى قدر من السرية، مع مراعاة القيود القانونية ومتطلبات التحقيق. ولا يتم الكشف عن هوية المُبلِغ إلا بعد الحصول على موافقته أو إذا تطلب القانون ذلك . 

 4.2.3 حماية الأفراد من أي شكل من أشكال المضايقات أو الإيذاء أو الانتقام 

تلتزم ZainTECH بمبدأ عدم الانتقام، مما يضمن عدم تعرض الأفراد الذين يُبلغون عن أي مخاوف بحسن نية لعواقب سلبية أو مضايقات أو استغلال. يهدف هذا الالتزام إلى توفير بيئة آمنة للمبلغين عن المخالفات، وتشجيعهم على الكشف عن الأنشطة غير الأخلاقية دون خوف. 

4.2.4 النزاهة في التعامل مع الادعاءات غير الحقيقية 

إذا تقدم الموظف ببلاغ بحسن نية ولم يؤكد التحقيق اللاحق صحة هذا البلاغ فلن يترتب على ذلك أي عواقب سلبية على الموظف ويشمل ذلك الفصل التعسفي وممارسات التوظيف الجائرة والمتحيزة. أما إذا قدم أحد الموظفين أي ادعاء بوجود دافع خبيث أو سوء نية أو لتحقيق مكاسب شخصية، فقد يتم اتخاذ إجراءات تأديبية ضده . 

4.3 خيارات الإبلاغ عن المخالفات 

يمكن للأشخاص الإبلاغ عن المخاوف والمخالفات كالتالي: 

1. البلاغات المقدمة من داخل الشركة: يُنصح عادةً الموظفون بالإبلاغ عن المخاوف وفقا للخيارات التالية: 

• بشكل غير رسمي: مع المشرف المباشر أو المدير المباشر، إما من خلال محادثة شفهية أو بصيغة خطية. وسيتم التعامل مع المسألة بسرية تامة. 

• ضابط الأخلاقيات: إذا لم يشعر الأفراد بالراحة لمناقشة مخاوفهم مع مديريهم وكانوا غير متأكدين من القيام بخطوة الإبلاغ عن المخالفات، يمكنهم طلب التوجيه المحايد من ضابط الأخلاقيات عبر البريد الإلكتروني Ethics@zaintech.com. ضابط الأخلاقيات هو الشخص المسؤول عن تعزيز ثقافة النزاهة والسلوك الأخلاقي في ZainTECH ويعمل كنقطة الاتصال الرئيسية للإبلاغ عن مخاوف عدم الامتثال أو الإبلاغ عن المخالفات. 

• نموذج الإبلاغ عن المخالفات عبر الإنترنت: يحق للموظفين الإبلاغ عن المخاوف دون الكشف عن هويتهم، مع الحفاظ على السرية، وضمان اتباع البروتوكولات المحددة من خلال النموذج الإلكتروني المتاح على موقعنا الإلكتروني. 

1. البلاغات المقدمة من خارج الشركة: يحق للمبلغين الخارجيين التعبير عن مخاوفهم عبر أي من القنوات التالية، إما عن طريق الإفصاح عن هويتهم أو بطريقة سرية ومجهولة كالتالي: 

• الاتصال بضابط الأخلاقيات عبر البريد الالكتروني Ethics@zaintech.com. 

• تعبئة نموذج الإبلاغ عن المخالفات الإلكتروني المتوفر على موقعنا الإلكتروني ZainTECH

يُشجَّع المُبلِّغون عن المخالفات على الإبلاغ عن مخاوفهم دون تأخير لتسهيل التحقيق الفوري واتخاذ الإجراءات المناسبة. مع أن الدليل القاطع غير مطلوب، يجب أن تستند التقارير إلى أسباب معقولة.  

صُمِّمت خيارات الإبلاغ عن المخالفات ليتم توجيه جميع المخاوف في البداية إلى ضابط الأخلاقيات. ومع ذلك، في الحالات التي تكون فيها الشكوى بحق ضابط الأخلاقيات، يُتيح نموذج الإبلاغ عن المخالفات عبر الإنترنت خيارًا لإعادة توجيه التقرير إلى مكتب الرئيس التنفيذي، الذي سيستلم الشكوى ويتعامل معها وفقًا لذلك. 

اذا كان ينبغي إثارة مخاوف الموظف على المستوى التنفيذي أو إذا كان الأمر قد يُعرِّض سمعة الشركة للخطر بشكل خطير، فيمكن للموظف رفع الأمر والإبلاغ عنه بسرية تامة إلى مجلس الإدارة حيث يُقرّ سكرتير مجلس الإدارة رسميًا باستلام حالة الإبلاغ عن المخالفات. 

4.4 نموذج الإبلاغ عن المخالفات عبر الإنترنت 

يتم استخدام نموذج رقمي لتلقي وتتبع جميع المخاوف والشكاوى والموجود على موقع ZainTECH.com (نموذج ZainTECH) و stsarabia.com  (نموذج إس تي إس). 

4.5 إجراءات التحقيق في المخالفات المبلغ عنها 

ستقوم ZainTECH بالمباشرة بعملية التحقيق وفق الإجراءات الموجودة في وثيقة “إجراءات التحقيق والتعامل مع الفساد” لضمان التحقق الشامل من جميع المخاوف والمخالفات مع حماية مصالح جميع الأطراف المعنية، بما في ذلك الشخص المٌبلِغ 

4.6 إجراءات إغلاق الحالات المبلغ عنها 

تلتزم شركة ZainTECH بإجراء التحقيقات بسرعة وبطريقة عادلة. ونظرًا للطبيعة المتنوعة للمخاوف المحتملة،  فقد لا يكون من الممكن دائمًا تحديد إطار زمني معين لاستكمال التحقيق. ومع ذلك، سيبذل ضابط الأخلاقيات قصارى جهده لمعالجة جميع المخاوف في إطار زمني معقول. 

4.7 إجراءات ما بعد التحقيق 

قد يؤدي التحقيق إلى مجموعة من النتائج المحتملة، و تجدر الإشارة إلى أن الحالات التي تنطوي على أنشطة جنائية مشتبه بها، مثل الاحتيال على سبيل المثال لا الحصر، يقوم ضابط الأخلاقيات بإبلاغ الرئيس التنفيذي بها على الفور، وسيتم تقييم ذلك من قبل الرئيس التنفيذي لتحديد ما إذا كانت هذه القضايا تستدعي الإحالة إلى الشرطة أو السلطات الأخرى ذات الصلة . 

سيبذل ضابط الأخلاقيات قصارى جهده لضمان إبقاء المبلغ عن المخالفة على علم بنتائج التحقيق في حال قام بالإفصاح عن معلوماته الشخصية. على الرغم من أننا لا نستطيع ضمان النتيجة الدقيقة التي يرغب بها المبلغون عن المخالفات، فإننا ملتزمون بمعالجة مخاوفهم بطريقة عادلة ومناسبة. في حال عدم رضا المبلغ عن نتيجة التحقيق، نحثه حينئذ على تقديم تقرير آخر إلى الرئيس التنفيذي يوضح فيه مخاوفه. إذا كان هناك سبب وجيه، خاصة إذا كانت هناك أدلة جديدة، ستخضع المخاوف الجديدة لتحقيق آخر. 

4.8 الإفصاح العلني 

يستلزم الإفصاح العلني الكشف عن المعلومات أو المخاوف أو الادعاءات المتعلقة بالأنشطة غير الأخلاقية أو غير القانونية أو غير المناسبة داخل المنظمة إلى الجمهور أو الجهات الخارجية، مثل وسائل الإعلام أو السلطات التنظيمية، بدلًا من أو قبل استخدام قنوات الإبلاغ الداخلية أو اتباع الإجراءات التي وضعتها الشركة. 

يمكن أن يتخذ الإفصاح العلني أشكالًا مختلفة، مثل مشاركة المعلومات مع وسائل الإعلام أو نشرها على وسائل التواصل الاجتماعي أو الإبلاغ مباشرة إلى الجهات الحكومية أو الهيئات التنظيمية. ويعد هذا النوع من الإفصاح جسيمًا لأنه يتحايل على الآليات الداخلية التي وضعتها شركة إس تي إس لمعالجة المخاوف، مما قد يؤدي إلى عواقب قانونية وتنظيمية ومتعلقة بالسمعة. 

تلتزم شركة ZainTECH بالحفاظ على بيئة شفافة تدعم أعلى معايير النزاهة والمساءلة. ولذلك، من المستحسن الالتزام بسياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات الداخلية قبل اللجوء إلى الإفصاحات العلنية. قد يُنظر إلى الإفصاحات الخارجية التي تتم دون اتباع الإجراءات الداخلية أولًا غير مبررة وقد تؤدي إلى اتخاذ إجراءات تأديبية و/أو قانونية . 

إذا وجدت أن مخاوفك لم يتم معالجتها بشكل مناسب من خلال سياسة واجراءات الإبلاغ عن المخالفات الداخلية لدينا، فمن المستحسن طلب المشورة القانونية قبل إجراء أي إفصاحات أخرى . 

5. الأدوار والمسؤوليات  

يحدد هذا القسم الأدوار والمسؤوليات المحددة لتنفيذ هذا المستند وفقًا لما يلي:   

• مالك المستند: ضابط الأخلاقيات. 

• مراجعة المستند وتحديثه: إدارة الحوكمة المؤسسية والامتثال. 

• تنفيذ المستند و تطبيقه: جميع موظفي ZainTECH 

• قياس الالتزام بالمستند: التدقيق الداخلي 

6. الالتزامات     

• تتحمل الإدارة التنفيذية مسؤولية ضمان التزام الشركة بهذه السياسة على نحو منتظم. 

• التزام كافة موظفي ZainTECH بهذه السياسة. 

• أي مخالفة لهذه السياسة تُعرّض صاحبها لإجراءات تأديبية وفقًا للإجراءات المتبعة في شركة ZainTECH. 

المراجعة الدورية  

يُراجع هذا المستند سنويًا أو في حال حدوث أي تغييرات في سياسات شركة ZainTECH التنظيمية وإجراءاتها أو في حال حدوث أي تغييرات في المتطلبات التشريعية والتنظيمية ذات الصلة الصادرة عن الجهات التشريعية والتنظيمية العاملة في كل دولة.